Serviceleistungen des Potsdam Convention Office

In einem Beratungsgespräch erörtern wir mit Ihnen Ablauf und Umfang Ihrer Veranstaltung. Je mehr Informationen Sie uns geben, desto besser können wir für Sie ein Angebot - direkt auf Ihre Wünsche zugeschnitten - erstellen. Die Organisation von  Veranstaltungen ist selbstverständlich auch ohne Hotelübernachtung möglich.

Gern buchen wir für Ihre Gäste und Teilnehmer Hotelzimmer in Brandenburg sowie in der näheren Umgebung. Wir können Ihnen Hotels aller Kategorien und Preisklassen anbieten.
Ob günstig untergebracht oder exklusiv gebettet, wir vermitteln Hotels unterschiedlicher Preiskategorien bis hin zum Schlosshotel. Für einen reibungslosen Ablauf holen wir rechtzeitig entsprechende Zimmerkontingente ein, buchen und verwalten diese für Sie und sorgen bei Bedarf für den Transfer vom Hotel zum Tagungsort.

Unser Leistungszentrum umfasst:

• Vermittlung von Hotels der unterschiedlichen Preiskategorien
• Einholung und Verwaltung von Zimmerkontingenten
• Möglichkeit der Zimmerbuchung mit Anmeldungsformularen, die wir Ihnen als pdf-Datei zur Verfügung stellen
• Buchung von Zimmern über unser Online-Buchungstool

Sie sind auf der Suche nach dem passenden Rahmenprogramm für ihre Veranstaltung? Wir beraten Sie gern. Verschaffen Sie sich doch vorab einen ersten Überblick über mögliche  Angebote.

Abendveranstaltungen
Die  Abendveranstaltung ist einer der Höhepunkte Ihrer Veranstaltung. Wir organisieren diesen Abend für Sie - ob auf dem Schiff, in einem Schloss oder einer anderen Location. Originelle Orte gibt es sehr viele.

Firmenveranstaltungen
Passend zu Ihrem Anlass erhalten Sie entsprechend Ihrem Budget ein maßgeschneidertes Programm für 10, 100 oder 1000 Personen.

Wenn Ihnen für Ihre Veranstaltung die passende Tagungs- oder Eventlocation fehlt, dann sind Sie bei uns genau richtig, ob königlich in einem Schloss, tropisch unter Palmen oder klassisch im modernen Tagungshotel. Dafür recherchieren wir freie Kapazitäten, schließen die Verträge, erstellen Raumpläne und sorgen für die perfekte Ausstattung.

Damit Sie und Ihre Teilnehmer entspannt zu Ihrer Veranstaltung kommen, übernehmen wir für Sie das Reisemanagement und helfen Ihnen, in Zusammenarbeit mit unseren Kooperationspartnern die Kosten zu kontrollieren. Vor Ort sorgen wir dann dafür, dass Sie reibungslos von A nach B kommen, egal ob zusammen, in der Gruppe oder jeder individuell für sich.

Wir organisieren folgende Punkte für Sie:

• Einholung der Übernachtungskontingente und Preise zum Veranstaltungsort
• Kontingentierung  von Bahntickets in Zusammenarbeit mit der Deutschen Bahn möglich
• Busbestellungen in gewünschter Größe und Anzahl für Stadtrundfahrten, Exkursionen sowie Transfers
• Cateringleistungen
• Erstellung des Anmeldeformulars
• Bearbeiten der Anmeldungen inkl. Hotelzimmervermittlung und Rahmenprogammpunkten
• Versand der Bestätigungen
• Erstellung und Druck von Namensschildern
• Ausdruck von Vouchern für die Teilnahme an der Veranstaltung und am Rahmenprogram
• Check-In der Gäste bei Veranstaltungsbeginn, Aushändigen der Namensschilder und Veranstaltungsunterlagen
• Unterstützung bei der Ausschreibung und Bewerbung zum Kongressstandort

Bei der Organisation verbinden wir alle Elemente Ihrer Veranstaltung zu einem Paket.

Um Ihre Veranstaltung angemessen zu präsentieren, übernehmen wir gern die Vermittlung für das Kongressmarketing.

Location-Besichtigung vor Ort? Wir erstellen Ihnen den Ablauf und begleiten Sie auf Wunsch!

Gern vermitteln wir Ihnen Busse und Limousinen. Wir arbeiten mit lokalen Anbietern zusammen.
Zu unseren Leistungen gehören:

• Transferleistungen
• VIP-Service
• Besichtigungsfahrten

Auf Wunsch stellen wir Ihnen das Kongress -Ticket für die Nutzung des ÖPNV der Stadt Potsdam (bzw. Berlin) zur Verfügung.

Wenn Sie die Teilnehmer mit einem Präsent überraschen möchten, haben wir die Ideen für Sie. Wir können Ihnen originelle, bezogen auf Anlass und Ort, Geschenkideen präsentieren.

Wünschen Sie Informationen über Potsdam und Brandenburg für Ihre Teilnehmer? Gern stellen wir Ihnen ein Paket zusammen.

Wir übernehmen für Sie die Einrichtung und Betreuung eines Informationscounters während Ihrer Veranstaltung vor Ort.
Wir bieten folgenden Service an:

• Allgemeine Informationen über Potsdam und Brandenburg
• Informationen zu öffentlichen Führungs- und Besichtigungsmöglichkeiten
• Verkauf von Büchern und Souvenirs
• Informationen über kulturelle Veranstaltungen in Potsdam und Brandenburg zum Zeitpunkt Ihrer Veranstaltung
• Auskünfte über  ÖPNV Verbindungen

Wir können für Ihre Veranstaltung ein Konto für Sie einrichten, um alle Kontobewegungen transparent darstellen zu können.